Å organisere et vellykket arrangement kan være en stor og krevende oppgave, men kan gi stor avkastning i form av økt synlighet i markedet og merkevarebygging. Ved hjelp av effektiv markedsføring før, under og etter eventet når du ut til en bred målgruppe og øker bevisstheten om din bedrift eller ditt produkt.
Mal Proff, en ledende aktør innen overflatebehandling for proffmarkedet, har gjennom årene skapt betydningsfulle møteplasser for kunder og leverandører gjennom messer og Road shows. Mal Proff er en del av Mestergruppen og har 21 egeneide butikker som betjener malere og gulvleggere over hele Norge. Jan Erik Foss, markedssjef hos Mal Proff har lang erfaring med bransjearrangementer etter hele 13 år i selskapet, hvor de siste 7 årene har vært som markedssjef. Han er dedikert til å skape en faglig verdifull opplevelse for kunder og leverandører, men også en sosial arena for nettverksbygging. I november arrangerte Malproff sin årlige høstmesse på Thon Hotel Gardermoen og Norgesprofil var selvfølgelig på plass med messe- og displayutstyr. Vi tok oss en prat med Jan Erik etter messen for å få innsikt i hvordan de planlegger slike arrangementer for å sikre at de besøkende får en minneverdig opplevelse.
Jan Erik Foss
Markedssjef Mal Proff
Mal Proff arrangerer årlige arrangementer for kunder og leverandører. De veksler mellom å holde messe ett år, og Road Show det neste året. Road showet, et vogntog som reiser fra Tromsø til Kristiansand, bringer Mal Proff tett på kundene langs hele ruten. Rundt 20 leverandører deltar og setter opp minimesser med stands og grilling foran Mal Proffs butikker. Messene startet i 2017 og har med tiden blitt et viktig møtepunkt for fagfolk i bransjen. Her møtes 20-30 leverandører og gir kundene sjansen til å utforske nye produkter og løsninger, samtidig som de styrker relasjoner i bransjen.
Jan Eriks tilnærming til organiseringen av eventet er tydelig: «Planlegging er nøkkelen,» understreker markedssjefen. Med et tidsperspektiv på minimum 6-8 måneder legger Mal Proff vekt på grundig planlegging, som dekker hvert eneste trinn av arrangementene, fra ruten for Road show til plasseringen av stands på messen. Disse forberedelsene er avgjørende for å sikre en god gjennomføring og godt oppmøte på arrangementene.
Følgende spørsmål er viktige å stille ved under planleggingen av eventet:
Hva er formålet med arrangementet og det overordnede målet du ønsker å oppnå? Hvem er målgruppen, gjestene, og hvem utgjør din kundebase?
Jan Eriks beste tips for å planlegge en messe:
Tidlig og Detaljert Planlegging:
- Start planleggingen minimum 6-8 måneder i forkant av arrangementet. Dette kan inkludere valg av sted, booking av talere eller underholdning, logistikk rundt catering og transport, samt sikkerhetsaspekter. Dette inkluderer å ha en klar visjon for arrangementet, definere målgruppen, og sikre at alle aspekter samspiller godt. «Vi prøver å bestille opp alt vi trenger 3-4 måneder før messe, noe som krever presis planlegging og samarbeid med leverandører.» forteller Jan Erik.
Visuelt tiltalende stands:
- Sørg for at standen din er innbydende og tiltrekker oppmerksomhet. Bruk din merkevares farger og god belysning for å skille deg ut. Både Road show og messer krever visuelt tiltalende stands, og Mal Proff investerer i telt, beach flagg, bannere, roll ups, profilklær og giveaways for å skape attraktive presentasjoner. «Både på Road show og messe bruker vi telt på 3×6 meter som vi bruker som stands. Ellers bruker vi Beach flagg, forskjellige bannere, Roll ups, Profilklær og giveaways som for eksempel termokopper og luer,» forklarer Jan Erik Foss. Ved å tilpasse innholdet og aktivitetene til deltakernes interesser vil du engasjere besøkende og skape minneverdige opplevelser.
Budsjett og Økonomistyring:
Utarbeid et detaljert og realistisk budsjett som omfatter alle potensielle kostnader. Hold oversikt over utgifter og vær forberedt på uforutsette utlegg ved å ha en buffer. Finn strategier for å være kostnadseffektiv uten at det går på bekostning av kvaliteten. Jan Erik understreker viktigheten av å holde kostnadene for arrangementene på et moderat nivå, spesielt med tanke på den nåværende økonomiske usikkerheten i bransjen. «Store arrangementer har noen store pengeposter som leie av lokasjon, teknikk, artister og mat. Det viktigste for oss er å samle kunder og leverandører som vi kjenner godt gjennom mange års samarbeid. Det er alle oss sammen som lager den gode stemningen.»
Engasjement og underholdning:
- Inkluder personer som er relevante for temaet, eller lokale kjendiser som konferansierer eller gjester for å tiltrekke et større publikum. Dette gir økt oppmerksomhet og skaper en engasjerende atmosfære for deltakerne. «Alex Rosén er en kjent profil i byggebransen og har vært med på mange eventer. Vi synes han passer fint til våre arrangement med sin humor og kule historier og vi har brukt han flere ganger.» sier Jan Erik.
Bærekraft og Miljøhensyn:
- Investér i kvalitetsutstyr som reflekterer merkevarens image og budskap, som telt, bannere, roll-ups og beach flagg som kan gjenbrukes over flere arrangementer. Velg bærekraftige giveaways som er nyttige og som folk vil bruke. Dette sparer miljøet ved å redusere avfall og øker merkevarens synlighet.
Feedback og Evaluering:
- Samle tilbakemeldinger etter messen for å forstå hva som fungerte og hva som kan forbedres for fremtidige arrangementer. Det kan være lurt å få feedback fra alle involverte, inkludert besøkende, utstillere, sponsorer og ansatte. «Tidligere respons har vært at det kan bli skjev fordeling av besøk på stander på grunn av plassering på messe eller type produkt som blir vist frem. For eksempel blir stands med malesprøyter og verktøy ofte mer besøkt. I år lagde vi en konkurranse der man kunne vinne en malesprøyte om man besøkte alle standene. Denne løsningen bidro til økt engasjement og rettferdig fordeling av besøkende» forteller Jan Erik.
Mal Proffs erfaringer viser at nøkkelen til et vellykket arrangement ligger i grundig planlegging, kreativ markedsføring og en sterk forbindelse med målgruppen. Ved å kombinere disse elementene skaper de ikke bare arrangementer, men minneverdige opplevelser som styrker forholdet mellom kunder og leverandører. «Verdien for oss er stor og vi får møtt kundene våre på en annen måte enn gjennom butikk og salg. Vi ønsker å opptre som en seriøs aktør i markedet og vi får god hjelpe av alle leverandører i bransjen. Vi er heldige som er en så sammensveiset bransje der alle har samme mål og greier å samarbeide til det beste for våre felles kunder» forteller Jan Erik.
Hos Norgesprofil har vi lang erfaring med å bistå med giveaways, messe- og displayutstyr til små og store arrangementer.
Det er ikke lett å skille seg ut i mengden, men vi har messeutstyret som skaper blikkfang. Vårt brede spekter av profilartikler sikrer en gjennomført presentasjon av selskapet uavhengig av størrelsen på utstillingen.
Vi bistår deg i planleggingsfasen og gjør deg synlig i mengden!